We vergaderen veel. Zeer veel. Zo veel zelfs dat onze medewerkers lijden aan ‘vergaderitis’ of vergadermoeheid. Bovendien zijn ze niet enkel de vele vergaderingen beu, maar voornamelijk de manier waarop vergaderd wordt. Ongestructureerd, chaotisch en bovenal, veel gepraat met weinig resultaat. Nochtans kan je dit voorkomen met een duidelijke agenda, een goede voorbereiding, de juiste aanpak en een daadkrachtige voorzitter of timekeeper. Daarom is het belangrijk om de kunst van het efficiënt vergaderen zo goed mogelijk onder de knie te krijgen en positieve vergadercultuur te creëren. Deze 5 tips helpen je alvast vooruit!

 

1. Bereid de vergaderingen goed voor

Een slechte voorbereiding leidt tot een inefficiënte bijeenkomst. Uit onderzoek blijkt dat heel wat deelnemers zich niet goed voorbereiden voor de vergadering. Het gevaar bestaat dat slecht voorbereide deelnemers de wel goed voorbereide medewerkers demotiveren. Een goede voorbereiding start bij het opstellen van een duidelijke agenda. Een duidelijke agenda verschaft praktische informatie (plaats, tijdstip, aanwezigen,…) en brengt duidelijkheid over de inhoud waarover vergadert wordt. Per agendapunt vermeld je best:

  • De reden waarom dit punt besproken wordt
  • Het doel dat we met de bespreking nastreven
  • De bevoegde persoon
  • De tijdsduur

Het spreekt voor zich de agenda en bijhorende documenten tijdig aan de deelnemers te bezorgen, zodat iedereen goed geïnformeerd de vergadering kan betreden.

 

2. Zorg voor goede vergaderomstandigheden

Zorg ervoor dat het vergaderlokaal op voorhand wordt klaargezet en dat al het nodige materiaal voor handen is. Belangrijk is om na te gaan of er voldoende ruimte is overeenkomstig met het aantal deelnemers en dat alle storende elementen zijn weggehaald. Test vóór de vergadering de functionaliteit van de laptop, beamer, presentaties,… Niets is zo onprofessioneel als haperende multimedia-toepassingen. Meestal dienen de problemen dan hals over kop opgelost te worden als iedereen al aanwezig is. Bovendien brengt dit nodeloos tijdverlies met zich mee.

 

3. Respecteer de timing

Tijdens de meeting moet de agenda en de timing van de agendapunten worden bewaakt. Een goede timing vereist een tijdige start van de vergadering: dit wil zeggen dat iedereen aanwezig is op het afgesproken uur. Dat is helaas lang niet altijd het geval. Zeker als sleutelfiguren te laat komen, weegt dit op de timing van de vergadering. Wacht daarom niet op laatkomers. Om de timing per agendapunt te bewaken, is het goed een voorzitter of timekeeper aan te duiden. Zo’n timekeeper voorkomt mee dat agendapunten uitlopen en kleine puntjes uitgroeien tot tijd vullende grote agendapunten.

 

4. Zorg voor goede notulen

Notuleren wordt vaak gezien als een vervelend werkje en dat is jammer. Het hebben van goede notulen of notities is onmisbaar voor een goede opvolging van de vergadering. Een goede voorbereiding is essentieel en begint bij het doornemen van de notulen van de vorige meeting en het overlopen van de verschillende agendapunten. Die voorbereiding wordt vaak onderschat of gewoon overgeslagen. Als notulist moet je tenslotte ook alleen maar luisteren en opschrijven toch? Nee, eigenlijk niet! Je bent als notulist dan wel geen actieve vergaderdeelnemer, maar als je niet weet wat er besproken wordt en de inhoud kunt kaderen, dan weet je ook niet hoe je het beste vastlegt wat er gezegd wordt.

 

5. Maak werk van een goede opvolging

Je maakt en verspreidt de notulen zo snel mogelijk na de vergadering, anders zijn gemaakte afspraken misschien al achterhaald. Vaak gaan deelnemers pas met hun toegewezen taken aan de slag zodra die op papier staan. Hoe langer je dus wacht met verspreiden, hoe langer het duurt voordat iedereen zijn taken uitvoert. Soms zit er veel tijd tussen twee vergaderingen, waardoor deelnemers hun actiepunten vergeten. Dit kun je voorkomen door deelnemers een herinneringsmail te sturen met alleen hún actiepunten uit de notulen. Zo vergroot je de kans dat iedereen ook doet wat is beloofd.

 

Hoe efficiënt wordt er bij jou vergaderd?

De ervaring leert ons dat heel wat vergaderingen plaatsvinden omwille van allerlei redenen, niet zelden omdat dat de gewoonte is. Deze gewoonte doet vaak afbreuk aan de efficiëntie. Gelukkig kan je efficiënt vergaderen ook leren. Vraag daarom hier je coachingsgesprek aan en samen bekijken we hoe we jouw vergadercultuur kunnen verbeteren!

Ik kijk er alvast naar uit!

Dynamische ondernemersgroet,

handtekening-An