De ratrace is van alle tijden. In de jaren tachtig verstoorde de fax het dagenlang wachten op een antwoord per brief. In de jaren negentig kwam de e-mail en verplichte ons om onmiddellijk te antwoorden. En vandaag buzzt onze smartphone voortdurend om ons op de hoogte te houden van binnenkomende mails, tweets en andere sociale media posts. Bovendien zijn deze sociale media zo verslavend en afleidend dat we vaak onze tijd en focus uit het oog verliezen terwijl we lustig verder scrollen. Je tijd en prioriteiten de baas blijven is in dit tijdperk van constante digitale impulsen geen evidentie. Tijd dus voor een snelcursus timemanagement en prioritymanagement.

 

We zijn allemaal afgeleid

Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 41% van de Vlamingen, en dan voornamelijk ondernemers en zefstandigen, het gevoel heeft dat de dag te weinig uren telt. De combinatie werk, gezin en hobby’s doen ons met z’n allen naar adem happen. De hedendaagse technologische ontwikkelingen voeden het probleem, meer nog ze hebben nu ook shift veroorzaakt. Twee decennia geleden was tijdsnood en verkeerde focus een aangelegenheid van “volwassenen” en werkenden”. Vandaag is dit anders. Of je nu twaalf, veertig of tachtig bent, arbeider, ondernemer of werkloze, iedereen is onderhevig aan de tientallen impulsen en deze leiden ons af van wat we willen, zouden of moeten doen.

Timemanagement kan structuur en controle brengen, maar vraagt voornamelijk veel (zelf)discipline en motivatie. Effectief timemanagement is een kwestie van je gedrag te veranderen en hulpmiddelen te vinden te vinden die het beste bij je passen. Wij geven je alvast 5 praktische tips en tricks mee!

 

1. Stel doelen en prioriteer

Om je tijd goed te beheren zijn doelstellingen, planning en een prioriteitenschaal essentieel. Bepaal dus wat je wilt bereiken en evalueer al je taken volgens dringendheid en belangrijkheid. Wat is er belangrijk maar niet dringend? Belangrijk en héél dringend? Niet belangrijk en ook niet dringend? Prioriteer om je doel niet uit het oog te verliezen.

 

2. Prioriteit is niet hetzelfde als capaciteit

Als je een dag- of weekplanning opmaakt, is het belangrijk eerst een inzicht te krijgen op de capaciteit. Het heeft geen zin om prioriteiten vast te leggen die tien uur in beslag nemen als je eigenlijk maar zeven uur ter beschikking hebt. Daar geraak je alleen maar gefrustreerd door. Wanneer je inzicht hebt op je (week)capaciteit kan je prioriteiten stellen. Vergeet ook niet om op lange termijn prioriteiten te stellen en niet enkel te kijken naar snel oplosbare zaken, omdat deze jou instant succes bezorgen.

 

3. Reken niet op je interne klok

Veel mensen gaan ervan uit dat ze alles wel onthouden en dat hun interne klok hen wel zal waarschuwen wanneer ze iets iets moeten doen of afwerken. Wie hierop vertrouwt, komt vaak bedrog  uit, want zo’n intern alarmsysteem werkt niet altijd even goed. De beste manier om dingen niet te vergeten, is om bijvoorbeeld in je Outlookagenda herinneringen te zetten of een alarm in je gsm te steken. Een echt alarm werkt in dit geval beter dan een biologisch alarm.

 

4. Zorg voor een impulsloze omgeving

Landschapsbureaus zijn de slechtste omgeving om geconcentreerd te werken. Als je bijvoorbeeld een collega hoort bellen, dan wil je brein het gesprek volgen, maar je hoort maar één kant. Dus zijn we onbewust heel de tijd bezig met het gesprek aan te vullen wat je natuurlijk afleidt van je werk. Zoek dus voor jezelf een rustige plek waar je geconcentreerd kan werken en niet wordt afgeleid door omgevingsgeluiden, maar toch bereikbaar bent voor je medewerkers. En als het even kan, probeer zoveel mogelijk apps en geluiden op je telefoon af te zetten, zodat je ten allen tijde je focus kan bewaren.

 

5. Leer nee zeggen

Anderen zullen je altijd vragen om meer te doen dan je kunt. Een belangrijke manier om tijd te winnen, is op een constructieve manier nee zeggen. Een techniek die je kunt gebruiken, is vragen welke van de andere dingen die ze je gevraagd hebben, niet moeten gedaan worden of kunnen wachten, zodat je kunt doen wat ze nu vragen. Op die manier zeg je zowel ja als nee en laat je de aanvrager kiezen.

 

Ben jij klaar voor efficiënt timemanagement?

Hopelijk heb je er iets van opgestoken. Maar heb je vragen of heb je nood aan meer bijstand om je tijd, stress en prioriteiten beter te managen? Neem zeker een kijke op onze website, we helpen je graag verder in een van onze (nieuwe) programma’s!

Ik kijk er alvast naar uit!

Dynamische ondernemersgroet,

handtekening-An